Datenschutzerklärung

Mit unserem Dokument zur Datenschutzinformation möchten wir Sie bekanntgeben, wie bei phito GmbH & Co. KG mit Sitz in Vechta personenbezogene Daten nach Maßgabe der EU-Datenschutz-Grundverordnung verarbeitet werden. Personenbezogene Daten sind solche Informationen, die Ihrer Person direkt oder mittelbar zuzuordnen sind bzw. zugeordnet werden können.

Inhaltsverzeichnis 1 NAME UND ANSCHRIFT DES VERANTWORTLICHEN 3 2 NAME UND ANSCHRIFT DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN 3 3 ALLGEMEINE INFORMATIONEN ZUR DATENVERARBEITUNG 4 4 IONOS WEBHOSTING 5 5 NUTZUNG UNSERER WEBSITE, ALLGEMEINE INFORMATIONEN 6 6 ELEKTRONISCHE KONTAKTAUFNAHME 8 7 WEB ANALYTICS 10 8 SOCIAL MEDIA 12 9 EINSATZ VON GOOGLE ADS 14 10 EINSATZ VON GOOGLE RECAPTCHA 18 11 DATENSCHUTZINFORMATIONEN FÜR BEWERBER 19

1 Name und Anschrift des Verantwortlichen Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSVGO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze ist phito GmbH & Co. KG Rombergstr. 53 49377 Vechta Deutschland Tel.: 04441/ 97 307 80 E-Mail: info@phito.de Website: www.phito.de 2 Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist erreichbar unter: phito GmbH & Co. KG Vivien Schierholt Rombergstr. 53 49377 Vechta Deutschland Tel.: 04441/ 97 307 86 E-Mail: vs@phito.de Website: www.phito.de

3 Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten Personenbezogene Daten der Nutzer unserer Website erheben und verwenden wir grundsätzlich nur, soweit das zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Grundsätzlich erfolgt die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten unserer Nutzer nur nach dessen Einwilligung. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz gilt in den Fällen, in denen eine Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet oder die Einholung einer vorherigen Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ergeben sich grundsätzlich aus: • Art.6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei Einholung einer Einwilligung der betroffenen Person. • Art.6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Verarbeitungen, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, dienen. Miterfasst sind hier Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. • Art.6 Abs. 1 lit. c DSGVO, bei Verarbeitungen, die zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind. • Art.6 Abs. 1 lit. d DSGVO, falls lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen. • Art.6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist und die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht überwiegen.

Datenlöschung und Speicherdauer Die personenbezogenen Daten der Nutzer werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinaus gehende Speicherung kann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht. 4 IONOS Webhosting Wir nutzen den Dienst „IONOS Webhosting“ IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur für unterschiedliche Zwecke. In diesem Rahmen können personenbezogene Daten verarbeitet und auf den Servern des Anbieters gespeichert werden, soweit diese Bestandteil von Kommunikationsvorgängen mit uns sind oder von uns sonst, wie im Rahmen dieser Datenschutzerklärung dargelegt, verarbeitet werden. Zu diesen Daten können insbesondere Stammdaten und Kontaktdaten der Nutzer, Daten zu Vorgängen, Verträgen, sonstigen Prozessen und deren Inhalte gehören. IONOS Webhosting verarbeitet ferner Nutzungsdaten und Metadaten, die von ihm zu Sicherheitszwecken und zur Serviceoptimierung verwendet werden. Diese Informationen werden an Server von IONOS übertragen und dort verarbeitet. Die Übermittlung dieser Daten an IONOS wird auf Standardvertragsklauseln gestützt. Folgende Daten können dabei verarbeitet werden: Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern), Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos), Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten), Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen) Sofern wir um eine Einwilligung in den Einsatz der Dienste des IONOS Webhosting bitten, ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ferner

kann der Einsatz ein Bestandteil unserer (vor-)vertraglichen Leistungen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO sein, sofern der Einsatz in diesem Rahmen vereinbart wurde. Ansonsten werden die Daten der Nutzer auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet. Weitere Informationen zum Datenschutz von IOINOS erhalten Sie unter: https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/ 5 Nutzung unserer Website, Allgemeine Informationen Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des Nutzers. Dabei werden folgende Information erhoben: • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version • Das Betriebssystem des Nutzers • Den Internet-Service-Provider des Nutzers • Die IP-Adresse des Nutzers • Datum und Uhrzeit des Zugriffs • Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt • Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden • Die beschriebenen Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Es findet keine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers statt. Zweck und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch unser System ist erforderlich, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Erfassung ihrer personenbezogenen Daten zur Bereitstellung unseres Internetauftritts und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Website zwingend erforderlich. Eine Widerspruchsmöglichkeit des Nutzers besteht daher nicht.

Dauer der Speicherung Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Sofern Ihre Daten erfasst werden, um die Bereitstellung der Website zu gewährleisten, werden die Daten gelöscht, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Werden Ihre Daten in Logfiles gespeichert, erfolgt die Löschung nach spätestens, sieben Tagen. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich, wobei die die IP-Adressen der Nutzer in diesem Fall gelöscht oder verfremdet werden. Eine Zuordnung des aufrufenden Clients ist so nicht mehr möglich. Allgemeine Informationen zur Verwendung von Cookies Auf unserer Webeseite verwenden wir Cookies. Unter Cookies versteht man Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Rufen Sie eine Website auf, so kann ein Cookie auf Ihrem Betriebssystem gespeichert werden. Dieser enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht. Cookies werden von uns eingesetzt, um unsere Homepage nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Website erfordern, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann. TTDSG: Rechtsgrundlage für die Speicherung von Cookies, Geräte-Kennungen und ähnlichen Tracking-Technologien bzw. für die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers und den Zugriff auf diese Informationen sind die europäische ePrivacy-Richtlinie in Verbindung mit dem Gesetz zur Regelung des Datenschutzes und des Schutzes der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei Telemedien (TTDSG). Bitte beachten Sie, dass sich die Rechtgrundlagen für die Verarbeitung der in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten sodann aus der DSGVO (Art. 6 Abs. 1 S. 1 DSGVO) ergeben. Die jeweils im konkreten Fall einschlägige Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten finden Sie weiter unten am jeweiligen Cookie bzw. an der jeweiligen Verarbeitung selbst. Die primäre Rechtsgrundlage für die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des

Endnutzers – mithin insbesondere für die Speicherung von Cookies – ist Ihre Einwilligung, § 25 Abs. 1 S.1 TTDSG. Die Einwilligung wird beim Besuch unserer Webseite erteilt – wobei diese selbstverständlich nicht erteilt werden muss – und kann jederzeit in den Cookie-Einstellungen widerrufen werden. Gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG ist eine Einwilligung nicht erforderlich, wenn die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers oder der Zugriff auf bereits in der Endeinrichtung des Endnutzers gespeicherte Informationen unbedingt erforderlich ist, damit der Anbieter eines Telemediendienstes einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Telemediendienst zur Verfügung stellen kann. Den Cookie-Einstellungen können Sie entnehmen, welche Cookies als unbedingt erforderlich einzustufen sind (oft auch als “technisch notwendige Cookies” bezeichnet), daher unter die Ausnahmeregelung des § 25 Abs. 2 TTDSG fallen und somit keiner Einwilligung bedürfen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Zweck der Verwendung der technisch notwendigen Cookies ist die Vereinfachung der Nutzung unserer Internetseite. Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Als Nutzer haben Sie folglich die Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Sie können die Übertragung von Cookies einschränken oder deaktivieren, in dem Sie Änderungen in den Einstellungen Ihres Internetbrowsers vornehmen. Dort können auch gespeicherte Cookies wieder gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass Sie unter Umständen nicht mehr alle Funktionen unserer Internetseite nutzen können, falls Sie Cookies deaktivieren. 6 Elektronische Kontaktaufnahme Falls Sie uns kontaktieren, besteht die Möglichkeit, uns über die bereitgestellte E-Mail-Adresse zu kontaktieren. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte findet in diesem Zusammenhang nicht statt, die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Kommunikationsaufnahme verwendet. Rechtsgrundlage für die Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO. Beruht der

Vorgang auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), können Sie der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in einem solchen Fall die Konversation nicht fortgeführt werden kann. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht. Für die Bearbeitung von Kundenanfragen über das Kontaktformular unserer Landingpage nutzen wir die Dienste von HubSpot. Anbieter ist HubSpot Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, USA (nachfolgend „HubSpot“). Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) ist HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland, der Ansprechpartner. HubSpot ist ein integriertes Software-System (CRM), mit dem wir verschiedene Aspekte unseres Online-Marketings abdecken. Dazu gehört unter anderem das Kontaktformular auf unserer Landingpage. Alle Daten, die Sie in dieses Formular eingeben (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichtentext), werden an die Server von HubSpot übertragen und dort gespeichert. Wir nutzen HubSpot, um Ihre Anfragen schnell und effizient zu bearbeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten und Ihnen die gewünschten Informationen bereitzustellen. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen anderen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese über unser Cookie- & Formular-Consent abgefragt wurde. Datenübertragung in die USA: HubSpot Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Zudem kommen die Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses) zum Einsatz, um ein dem EU-Datenschutz entsprechendes Sicherheitsniveau zu garantieren. Zudem bieten wir Ihnen auf unserer Website die Möglichkeit, über einen Button Termine mit uns zu vereinbaren. Hierfür nutzen wir die Terminbuchungsfunktion von Google Kalender. Anbieter

dieses Dienstes ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wenn Sie auf den Button zur Terminbuchung klicken, öffnet sich die Buchungsseite von Google. Die von Ihnen dort eingegebenen Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse und der von Ihnen gewählte Zeitpunkt sowie ggf. weitere von Ihnen gemachte Angaben zum Termin) werden an Google übertragen und dort gespeichert, um den Termin in unserem Kalender einzutragen und zu verwalten. Bei der Nutzung des Dienstes erfasst Google zudem technische Daten wie Ihre IP-Adresse. Die Nutzung dieses Dienstes dient der Vereinfachung und Beschleunigung der Terminvereinbarung. Dies stellt ein berechtigtes Interesse unsererseits dar. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt somit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sofern die Terminbuchung der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages dient, ist die zusätzliche Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Daten durch Google in die USA übertragen werden, beruft sich Google auf das EU-US Data Privacy Framework sowie auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google. 7 Web Analytics Unsere Website nutzt Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irland („Google“). Der Einsatz von Google Analytics 4 ermöglicht uns eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten. Wir betreiben Google Analytics 4 mithilfe folgender Technologien: • Cookies • Skripte

Hierdurch werden auf Ihrem Computer Informationen gespeichert und abgerufen, mit deren Hilfe uns eine Analyse der Nutzung der Website durch Sie ermöglicht wird. Die so erzeugten Informationen über Ihre Nutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Ihre IP-Adresse wird hierbei standardmäßig vor der Übertragung an uns und Google anonymisiert. Die volle IP-Adresse wird zwar an einen Server von Google in den USA übertragen aber dort unmittelbar gekürzt. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird laut Google nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Rechtsgrundlage für die Nutzung von Google Analytics ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Während Ihres Website-Besuchs wird Ihr Nutzerverhalten in Form von „Ereignissen“ erfasst. Ereignisse können sein: • Seitenaufrufe • Erstmaliger Besuch der Website • Start der Sitzung • Ihr „Klickpfad“, Interaktion mit der Website • Scrolls (immer, wenn ein Nutzer bis zum Seitenende (90%) scrollt) • Klicks auf externe Links • interne Suchanfragen • Interaktion mit Videos • Dateidownloads • gesehene / angeklickte Anzeigen • Spracheinstellung Außerdem kann erfasst werden: • Ihr ungefährer Standort (Region) • Ihre IP-Adresse (in gekürzter Form) • technische Informationen zu Ihrem Browser und den von Ihnen genutzten Endgeräten (z.B. Spracheinstellung, Bildschirmauflösung)

• Ihr Internetanbieter • die Referrer-URL (über welche Website/ über welches Werbemittel Sie auf diese Website gekommen sind) Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Website-Aktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Website-Nutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Website-Betreiber zu erbringen. Wir nutzen die Funktion User-ID. Mithilfe der User ID können wir einer oder mehreren Sitzungen (und den Aktivitäten innerhalb dieser Sitzungen) eine eindeutige, dauerhafte ID zuweisen und Nutzerverhalten geräteübergreifend analysieren. Empfänger der Daten können hierbei sein: • Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO) • Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA • Alphabet Inc., 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA Übersicht zum Datenschutz: https://policies.google.com/?hl=de, sowie die Datenschutzerklärung: http://www.google.de/intl/de/policies/privacy. 8 Social Media Wir unterhalten Fanpages innerhalb verschiedener sozialer Netzwerke und Plattformen mit dem Ziel, mit den dort aktiven Kunden, Interessenten und Nutzern zu kommunizieren und sie dort über unsere Leistungen zu informieren. Wir weisen darauf hin, dass dabei Ihre personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden können, sodass sich hierbei Risiken für Sie ergeben können (etwa bei der Durchsetzung Ihrer Rechte nach europäischen / deutschen Recht). Die Daten der Nutzer werden im Regelfall für Marktforschungs- und Werbezwecke verarbeitet. So können z.B. aus dem Nutzungsverhalten und sich daraus ergebenden Interessen der Nutzer

Nutzungsprofile erstellt werden. Diese Nutzungsprofile können wiederum dazu verwendet werden, um z.B. Werbeanzeigen innerhalb und außerhalb der Plattformen zu schalten, die mutmaßlich den Interessen der Nutzer entsprechen. Zu diesen Zwecken werden im Regelfall Cookies auf den Rechnern der Nutzer gespeichert, in denen das Nutzungsverhalten und die Interessen der Nutzer gespeichert werden. Ferner können in den Nutzungsprofilen auch Daten unabhängig der von den Nutzern verwendeten Geräte gespeichert werden (insbesondere, wenn die Nutzer Mitglieder der jeweiligen Plattformen sind und bei diesen eingeloggt sind). Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effektiven Information der Nutzer und Kommunikation mit den Nutzern gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO. Falls die Nutzer von den jeweiligen Anbietern um eine Einwilligung in die Datenverarbeitung gebeten werden (d.h. ihr Einverständnis z.B. über das Anhaken eines Kontrollkästchens oder Bestätigung einer Schaltfläche erklären) ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a., Art. 7 DSGVO. Weitere Informationen zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie zu Ihren Widerspruchsmöglichkeiten erhalten Sie unter den unten aufgeführten Links des jeweiligen Anbieters. Die Geltendmachung von Auskunfts- und weiteren Rechten der Betroffenen können ebenfalls gegenüber den Anbietern erfolgen, da nur die den direkten Zugriff auf die Daten der Nutzer haben und über entsprechende Informationen verfügen. Selbstverständlich stehen wir bei Rückfragen zur Verfügung und unterstützen Sie, falls Sie Hilfe benötigen.

Anbieter: Instagram Instagram Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, CA, 94025, USA Datenschutzerklärung/Opt-Out: https://instagram.com/about/legal/privacy/ LinkedIn LinkedIn Ireland Unlimited Company Wilton Place, Dublin 2, Irland Datenschutzerklärung https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy Opt-Out: https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out 9 Einsatz von Google Ads Wir nutzen das Angebot von Google Ads, um mit Hilfe von Werbemitteln (sogenannten Google Ads) auf externen Webseiten auf unsere attraktiven Angebote aufmerksam zu machen. Wir können in Relation zu den Daten der Werbekampagnen ermitteln, wie erfolgreich die einzelnen Werbemaßnahmen sind. Wir verfolgen damit das Interesse, Ihnen Werbung anzuzeigen, die für Sie von Interesse ist, unsere Website für Sie interessanter zu gestalten und eine faire Berechnung von Werbe-Kosten zu erreichen. Diese Werbemittel werden durch Google über sogenannte „Ad Server“ ausgeliefert. Dazu nutzen wir Ad Server Cookies, durch die bestimmte Parameter zur Erfolgsmessung, wie Einblendung der Anzeigen oder Klicks durch die Nutzer, gemessen werden können. Sofern Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Website gelangen, wird von Google Ads ein Cookie in Ihrem PC gespeichert. Diese Cookies verlieren in der Regel nach 30 Tagen ihre Gültigkeit und sollen nicht dazu dienen, Sie persönlich zu identifizieren. Zu diesem Cookie werden in der Regel als Analyse-Werte die Unique Cookie-ID, Anzahl Ad Impressions pro Platzierung (Frequency), letzte Impression (relevant für Post-View-Conversions) sowie Opt-out-Informationen (Markierung, dass der Nutzer nicht mehr angesprochen werden möchte) gespeichert.

Diese Cookies ermöglichen Google, Ihren Internetbrowser wiederzuerkennen. Sofern ein Nutzer bestimmte Seiten der Webseite eines Ads-Kunden besucht und das auf seinem Computer gespeicherte Cookie noch nicht abgelaufen ist, können Google und der Kunde erkennen, dass der Nutzer auf die Anzeige geklickt hat und zu dieser Seite weitergeleitet wurde. Jedem Ads-Kunden wird ein anderes Cookie zugeordnet. Cookies können somit nicht über die Webseiten von Ads-Kunden nachverfolgt werden. Wir selbst erheben und verarbeiten in den genannten Werbemaßnahmen keine personenbezogenen Daten. Wir erhalten von Google lediglich statistische Auswertungen zur Verfügung gestellt. Anhand dieser Auswertungen können wir erkennen, welche der eingesetzten Werbemaßnahmen besonders effektiv sind. Weitergehende Daten aus dem Einsatz der Werbemittel erhalten wir nicht, insbesondere können wir die Nutzer nicht anhand dieser Informationen identifizieren. Aufgrund der eingesetzten Marketing-Tools baut Ihr Browser automatisch eine direkte Verbindung mit dem Server von Google auf. Wir haben keinen Einfluss auf den Umfang und die weitere Verwendung der Daten, die durch den Einsatz dieses Tools durch Google erhoben werden und informieren Sie daher entsprechend unserem Kenntnisstand: Durch die Einbindung von Ads erhält Google die Information, dass Sie den entsprechenden Teil unseres Internetauftritts aufgerufen oder eine Anzeige von uns angeklickt haben. Sofern Sie bei einem Dienst von Google registriert sind, kann Google den Besuch Ihrem Account zuordnen. Selbst wenn Sie nicht bei Google registriert sind bzw. sich nicht eingeloggt haben, besteht die Möglichkeit, dass der Anbieter Ihre IP-Adresse in Erfahrung bringt und speichert. Sie können die Teilnahme an diesem Tracking-Verfahren auf verschiedene Weise verhindern: 1. durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software, insbesondere führt die Unterdrückung von Drittcookies dazu, dass Sie keine Anzeigen von Drittanbietern erhalten; 2. durch Deaktivierung der Cookies für Conversion-Tracking, indem Sie Ihren Browser so einstellen, dass Cookies von der Domain „www.googleadservices.com“ blockiert

werden, https://www.google.de/settings/ads, wobei diese Einstellung gelöscht werden, wenn Sie Ihre Cookies löschen; 3. durch Deaktivierung der interessenbezogenen Anzeigen der Anbieter, die Teil der Selbstregulierungs-Kampagne „About Ads“ sind, über den Link http://www.aboutads.info/choices , wobei diese Einstellung gelöscht wird, wenn Sie Ihre Cookies löschen; 4. durch dauerhafte Deaktivierung in Ihren Browsern Firefox, Internetexplorer oder Google Chrome unter dem Link http://www.google.com/settings/ads/plugin. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht alle Funktionen dieses Angebots vollumfänglich nutzen können. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die Einwilligung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google finden Sie hier: http://www.google.com/intl/de/policies/privacy und https://services.google.com/sitestats/de.html. Alternativ können Sie die Webseite der Network Advertising Initiative (NAI) unter https://www.networkadvertising.org besuchen. 10 Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) Wir setzen in bestimmten Geschäftsprozessen unterstützend Systeme der Künstlichen Intelligenz (KI) ein, um unsere Leistungen effizient, qualitativ hochwertig und wirtschaftlich zu erbringen. Dies betrifft insbesondere die Verarbeitung und Strukturierung von Informationen, die Erstellung von Texten, Auswertungen sowie die Unterstützung bei technischen Entwicklungsprozessen. Art der verarbeiteten Daten Im Rahmen des KI-Einsatzes können, je nach Anwendungsfall, auch personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen oder

gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei achten wir auf den Grundsatz der Datenminimierung und verarbeiten nach Möglichkeit anonymisierte oder pseudonymisierte Daten. Zweck der Verarbeitung Der Einsatz von KI erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken: • Effizienzsteigerung interner Arbeitsprozesse • Unterstützung bei der Bearbeitung von Kundenanfragen • technische Analyse und Strukturierung von Daten • Qualitätssicherung und Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen Rechtsgrundlage Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit KI erfolgt auf Grundlage von: • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), soweit die Verarbeitung zur Durchführung vertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), insbesondere an einer effizienten und modernen Leistungserbringung. Einsatz externer Dienstleister Sofern im Rahmen der KI-Nutzung externe Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt dies im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben. Soweit erforderlich, werden mit diesen Dienstleistern Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind (z. B. durch geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln).

Keine Nutzung zu Trainingszwecken Personenbezogene Daten werden nicht zur eigenständigen Weiterentwicklung oder zum Training von KI-Systemen verwendet, sofern dies nicht ausdrücklich anders angegeben oder vereinbart wurde. Einsatz von KI in Meetings Wir nutzen in Online-Meetings einen KI-Meeting-Assistenten, der automatisch Gespräche aufzeichnet und transkribiert. Dabei informieren wir die Teilnehmer des Meetings zuvor über den folgenden Satz: „Zur besseren Dokumentation nutzen wir eine KI-gestützte Protokollierung. Wenn das für Sie nicht gewünscht ist, sagen Sie bitte kurz Bescheid.“ Ihre Rechte Betroffene Personen haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch gemäß den gesetzlichen Vorgaben. 11 Einsatz von Google reCaptcha Weiterhin nutzen wir auf unserer Website den Google-Dienst reCaptcha, um festzustellen, ob ein Mensch oder ein Computer eine bestimmte Eingabe in unserem Kontaktformular für Supportanfragen macht. Dabei wird seitens Googles anhand folgender Daten geprüft, ob Sie ein Mensch oder ein Computer sind: IP-Adresse des verwendeten Endgeräts, die Webseite, die Sie bei uns besuchen und auf der das Captcha eingebunden ist, das Datum und die Dauer des Besuchs, die Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystem-Typs, Google-Account, wenn Sie bei Google eingeloggt sind, Mausbewegungen auf den reCaptcha-Flächen sowie Aufgaben, bei denen Sie Bilder identifizieren müssen. Rechtsgrundlage für die vorgenannte

Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse an dieser Datenverarbeitung besteht im Hinblick auf die Gewährleistung der Sicherheit unserer Webseite und dem Schutz vor automatisierten Eingaben (Angriffen). Weitere Informationen zum Anbieter Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland erhalten Sie unter https://www.google.com/policies/privacy/ Opt-Out: https://adssettings.google.com/authenticated 12 Datenschutzinformationen für Bewerber Auf der Website von phito. zeigen wir Ihnen Stelleangebote an, auf sich Interessierte per Email bewerben können. Verantwortliche Stelle Die Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist erreichbar unter: phito GmbH & Co. KG, Rombergstr. 53, 49377 Vechta, E-Mail: info@phito.de Der Datenschutzbeauftragte ist erreichbar unter: phito GmbH & Co. KG, Vivien Schierholt Rombergstr. 53, 49377 Vechta, E-Mail: vs@phito.de Personenbezogene Daten im Bewerbungsprozess bei phito. Im Fall einer eingehenden Bewerbung verarbeiten wir die vom Bewerber erhaltenen personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung zur potenziellen Besetzung der zu vergebenden Stelle. Diese enthalten: • Anrede • Name • Vorname • Straße, Nr. • PLZ • Ort

• Telefon • E-Mail Darüber hinaus verarbeiten wir die vom Bewerber eingereichten personenbezogenen Daten, die sich aus den vom Bewerber eingereichten Dateianhängen ergeben. Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen, die von phito. verfolgt werden Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die für die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens zuständig und Entscheidungsträger über den Bewerbungsausgang sind. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Schließen wir einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Wird kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Darüber hinaus können Sie uns jederzeit zur Löschung Ihrer Daten per E-Mail an bewerbung@phito.de auffordern. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall auch von allen laufenden Bewerbungsverfahren zurücktreten. Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unsere Bewerberkartei übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht.